기업전화안내멘트 작성법: 첫 인사부터 ARS 메뉴, 영업시간 외 안내까지

안내멘트의 첫 문장은 회사 이름과 어디로 연결되는지를 말해야 한다

광고를 보고 전화한 고객이 가장 먼저 확인하려는 건 제대로 걸었느냐입니다.

신호가 가고 곧바로 음악만 흐르거나 “잠시만 기다려 주십시오”만 되풀이되면, 고객은 번호를 잘못 눌렀다고 생각하고 끊습니다. 쇼핑몰 배송 문의든 병원 예약이든 사정은 같습니다. 첫 문장에 회사 이름이 들어가야 고객이 기다립니다.

두 번째로 말할 것은 이 전화가 어디로 연결되는지입니다. 상담원이 바로 받는지, 메뉴를 골라야 하는지, 지금은 영업시간이 아닌지 첫 인사에서 알려 주면 고객은 다음에 무엇을 할지 압니다. 좋은 안내멘트의 기준은 문장이 매끄러운지가 아니라 고객이 헤매지 않는지입니다.

멘트를 쓰기 전에 지난 한 달 동안 들어온 전화를 문의 종류별로 적어 보십시오. 가장 많은 문의가 첫 번째 메뉴가 되고, 거의 없는 문의는 메뉴에서 빼도 됩니다.

멘트는 인사, 메뉴, 영업시간 외 안내 세 덩어리로 나눠 쓴다

한 덩어리로 길게 이어 붙인 멘트는 고객이 끝까지 듣지 않습니다.

역할별로 나누면 고치기도 쉽습니다. 휴무일 안내를 바꿀 때 인사말 전체를 다시 녹음하지 않아도 됩니다. 소규모 사업장이라면 다음 정도로 시작하면 무리가 없습니다.

• 인사: “감사합니다, ○○입니다. 정확한 안내를 위해 원하시는 번호를 눌러 주십시오.”
• 메뉴: “주문과 배송 문의는 1번, 교환과 반품은 2번, 그 밖의 상담은 0번을 눌러 주십시오.”
• 영업시간 외: “지금은 상담 시간이 아닙니다. 홈페이지나 문자로 남겨 주시면 상담 시간에 먼저 연락드리겠습니다.”

메뉴는 되도록 세 개 안쪽으로 줄이고, 상담원 연결 번호는 늘 같은 자리에 둡니다. 번호를 먼저 부르고 내용을 뒤에 붙이는 방식보다 “배송 문의는 1번”처럼 내용을 먼저 말하는 방식이 고객 귀에 잘 들어옵니다. 문구를 더 다듬고 싶다면 ARS 멘트 예시 모음에서 업종별 문장을 참고할 수 있습니다.

메뉴를 나누려면 ARS가 필요하고, 콜비즈는 ARS를 3년간 무료로 제공한다

멘트를 잘 써 놓아도 “1번을 누르면 배송팀으로” 가는 기능이 없으면 쓸 수 없습니다.

메뉴별로 전화를 나누는 기능이 ARS입니다. 일반 유선전화 한 대로는 인사말을 틀고 번호를 받아 부서별로 돌리는 구성이 어렵습니다. 그래서 안내멘트를 제대로 쓰려는 회사는 대부분 대표번호에 ARS를 붙이는 쪽으로 갑니다. 여기서 부가서비스 비용이 부담스럽다는 이야기가 많이 나옵니다.

전국콜비즈는 대표번호 이용 고객 전원에게 ARS 18만원 상당을 3년간 무료로 제공합니다. 인사, 메뉴, 영업시간 외 안내를 따로 넣는 구성을 추가 비용 걱정 없이 시작할 수 있습니다. 메뉴 구성과 녹음 순서는 ARS 설정 방법에 단계별로 정리해 두었습니다.

메뉴 뒤에 받을 전화는 유선전화가 아니어도 됩니다. 사무실 전화가 없는 1인 사업자도 개인 휴대폰 착신으로 받을 수 있어서, 멘트는 회사답게 나가고 통화는 대표 휴대폰에서 받는 구성이 가능합니다.

멘트에서 부르는 번호도 기억하기 쉬워야 다시 걸려 온다

“다시 걸어 주십시오”라는 멘트가 통하려면 고객이 번호를 기억해야 합니다.

전국대표번호는 앞자리가 통신사별로 정해져 있고, 사업자는 뒤 네 자리를 골라 임대합니다. 예를 들어 KT는 1588·1577·1522·1899, 한국케이블텔레콤(KCT)은 1533·1555·1811·1877 대역을 운영합니다. 뒷자리는 선착순 임대라 다른 곳에서 쓰고 있는 번호는 받을 수 없습니다.

뒷자리가 외우기 쉬울수록 상위 등급이 되어 월 기본료가 올라갑니다. 안내멘트와 광고에 번호를 자주 부르는 업종이라면 등급을 올릴 만하고, 문의 대부분이 홈페이지나 문자로 들어온다면 일반 등급으로도 충분합니다. 등급별 차이는 대표번호 등급 안내에서 비교할 수 있고, 대역별로 남은 번호는 번호 조회에서 확인할 수 있습니다.

녹취 안내와 문자 안내로 통화가 끝난 뒤까지 챙긴다

예약 날짜나 환불 금액을 두고 말이 엇갈리면 통화 기록 말고는 확인할 방법이 없습니다.

그래서 많은 회사가 인사 멘트 끝에 “상담 품질 향상을 위해 통화 내용이 녹음됩니다” 같은 문장을 넣고 실제로 녹취를 켭니다. 전국콜비즈의 통화 녹취는 월 5,000원으로 대표번호에 붙일 수 있습니다. 녹취를 쓰는 방식은 통화 녹취 안내에 정리해 두었습니다.

영업시간 외 멘트에서 “문자로 남겨 주십시오”라고 안내하려면 그 번호로 문자를 받을 수 있어야 합니다. 콜비즈 대표번호는 문자(SMS/MMS) 수·발신을 제공하므로, 멘트에서 부른 번호와 문자를 주고받는 번호가 같아 고객이 헷갈리지 않습니다.

개통은 서류와 뒷자리만 정하면 보통 1~3영업일이면 끝난다

멘트 원고를 다 써 놓고 번호 개통에서 오래 막히는 경우가 많습니다.

개인사업자는 사업자등록증과 대표자 신분증, 법인은 법인 서류를 준비합니다. 원하는 뒷자리를 조회해 예약하면 보통 1~3영업일 안에 개통되고, 그 사이에 ARS 멘트 녹음을 함께 준비하면 개통일부터 바로 안내멘트를 쓸 수 있습니다.

이미 대표번호를 쓰고 있다면 번호는 그대로 두고 옮겨 오는 방법도 있습니다. 번호이동 시 기존 기본료의 50% 가격으로 쓸 수 있어, 멘트를 새로 정비하는 김에 요금도 함께 다시 보는 회사가 많습니다. 절차는 번호이동 안내에서 확인할 수 있고, 상담은 1555-5528(상담료 무료)이나 카카오톡으로 받습니다.

자주 묻는 질문