ARS설정, 사업자가 실제로 만지는 순서와 비용 정리

ARS설정은 장비 구입이 아니라 번호에 붙이는 기능입니다

ARS설정을 알아보는 사업자 대부분은 사무실에 교환기 같은 상자를 들여놔야 하는 줄 압니다. 지금은 그렇지 않습니다. 대표번호 자체에 안내 멘트와 번호 분기 기능이 얹히는 구조라, 전화기를 바꾸거나 배선을 새로 깔 일이 없습니다.

실제로 바뀌는 건 고객 쪽 경험입니다. 기존에는 전화를 걸면 바로 사장님 휴대폰이 울렸다면, ARS를 켜는 순간 안내 멘트가 먼저 나가고 고객이 1번이나 2번을 누른 뒤에야 담당자에게 연결됩니다. 사업자 입장에서는 전화를 받기 전에 용건을 한 단계 걸러낸 셈이 됩니다.

그래서 ARS설정은 통신 공사가 아니라 시나리오 작성에 가깝습니다. 어떤 멘트를 들려줄지, 몇 개의 갈래를 둘지, 각 갈래를 누구 번호로 보낼지 종이에 적어보는 것이 첫 단계입니다. 대표번호가 아직 없다면 대표번호 기본 안내를 먼저 보고 번호부터 정하는 편이 순서상 맞습니다.

전국콜비즈는 이 ARS 기능을 18만원 상당 3년 무료로 제공합니다. 별도 신청 조건이 붙는 것이 아니라 이용 고객 전원에게 동일하게 적용됩니다.

인사말 한 줄이 응대 품질의 절반을 정합니다

ARS설정에서 가장 먼저 만드는 것이 첫 인사말입니다. 여기서 흔히 실패하는 방식이 회사 소개를 길게 넣는 것입니다. 고객은 상호를 듣고 싶어 전화한 것이 아니라 용건을 해결하러 걸었습니다.

쓸 만한 인사말은 상호 한 번, 그리고 곧바로 선택지입니다. "○○입니다. 상담은 1번, 기존 고객은 2번을 눌러주세요." 이 정도면 충분합니다. 안내가 길어지면 고객은 번호를 다 듣기 전에 임의로 아무 번호나 누르거나 끊어버립니다.

멘트 녹음은 성우 녹음과 직접 녹음 두 가지로 갈립니다. 병원이나 법률사무소처럼 첫인상이 중요한 곳은 성우 녹음을 쓰고, 동네 매장이나 시공업체는 사장님 목소리가 오히려 신뢰를 주기도 합니다. 정답은 없고, 업종에 맞춰 고르면 됩니다.

멘트를 바꿔야 할 일도 생깁니다. 휴무 안내, 이전 안내, 행사 기간 안내처럼 한시적인 내용은 별도 멘트로 만들어두고 필요할 때만 교체하는 편이 관리하기 쉽습니다. 구성이 복잡해지면 IVR 구조 설명을 참고해 갈래를 정리해보시기 바랍니다.

번호 갈래는 셋을 넘기지 않는 편이 낫습니다

ARS설정을 처음 하면 갈래를 잔뜩 만들고 싶어집니다. 상담 1번, 예약 2번, 배송 3번, A/S 4번, 결제 5번, 기타 0번. 실제로 이렇게 만든 곳에서 벌어지는 일은 대부분의 고객이 0번을 누르거나 아예 1번을 누른다는 것입니다.

갈래는 실제로 받는 사람이 다를 때만 나눕니다. 상담도 사장님이 받고 A/S도 사장님이 받는다면 갈래를 둘로 나눌 이유가 없습니다. 직원이 두 명이면 두 갈래, 세 명이면 세 갈래. 사람 수를 기준으로 잡으면 구성이 단순해집니다.

업종별로 보면 매장은 보통 두 갈래로 끝납니다. 영업 관련 문의와 그 외입니다. 학원은 신규 상담과 재원생 문의로 나누는 곳이 많고, 쇼핑몰은 주문·배송과 교환·반품으로 갈립니다. 업종별 구성이 궁금하다면 쇼핑몰 대표번호 사례나 학원 대표번호 사례를 보시면 감이 잡힙니다.

갈래를 잘 나눠두면 나중에 통화 기록을 볼 때도 도움이 됩니다. 어느 번호로 전화가 많이 몰리는지 보이면 사람을 어디에 더 붙여야 할지 판단이 섭니다.

못 받은 전화를 어떻게 처리할지가 진짜 설정입니다

ARS설정에서 사업자들이 가장 늦게 손대는 부분이 여기입니다. 고객이 1번을 눌렀는데 담당자가 전화를 못 받으면 그 전화는 어디로 가는가. 이 답이 비어 있으면 ARS를 켜나 마나입니다.

처리 방식은 크게 셋입니다. 다른 사람 번호로 넘기거나, 통화 가능 시간 안내 멘트를 들려주고 끊거나, 문자로 안내를 보내는 것입니다. 전국콜비즈는 문자 수·발신을 제공하므로 놓친 전화에 안내 문자를 남기는 운영이 가능합니다.

영업시간 밖 처리도 같이 정해두셔야 합니다. 밤 열한 시에 걸려온 전화에 사장님 휴대폰이 울리는 구조라면 오래 버티기 어렵습니다. 업무 시간에는 담당자 연결, 그 외 시간에는 안내 멘트로 갈라두면 됩니다.

착신 구조 자체가 궁금하다면 착신전환 설정 방법을 보시면 어디로 어떻게 넘어가는지 정리돼 있습니다. 유선전화가 없는 사업장도 개인 휴대폰 착신으로 그대로 운영할 수 있습니다.

녹취를 같이 켜두면 분쟁 때 근거가 남습니다

ARS설정을 하는 김에 같이 검토할 만한 것이 통화 녹취입니다. 특히 금액과 일정이 전화로 오가는 업종은 "그때 그렇게 말씀하셨잖아요"가 자주 벌어집니다.

녹취는 전국콜비즈 기준 월 5,000원입니다. 개인 휴대폰 녹음 앱과 다른 점은 회사 번호로 들어온 통화가 담당자 개인 기기와 무관하게 남는다는 것입니다. 직원이 바뀌어도 기록은 남습니다.

녹취를 쓸 때는 안내 멘트에 녹음 사실을 넣어두는 것이 일반적입니다. ARS 인사말 끝에 한 줄 붙이면 되므로, 처음 구성할 때 같이 넣어두면 나중에 다시 녹음할 일이 줄어듭니다.

기기별 녹음 방식과 비교하고 싶다면 통화 녹취 정리를 참고하시기 바랍니다.

지금 쓰는 번호를 버리지 않고 옮길 수 있습니다

이미 대표번호를 쓰고 있는데 ARS가 없거나, 있어도 요금이 부담스러워 알아보는 경우가 많습니다. 이때 번호를 버릴 필요는 없습니다. 쓰던 번호 그대로 옮기는 번호이동이 됩니다.

번호이동을 하면 기존 기본료의 50% 가격으로 내려갑니다. 여기에 ARS 18만원 상당 3년 무료가 그대로 붙습니다. 명함과 간판에 박아둔 번호를 바꾸지 않아도 되니 인쇄물 다시 만들 일이 없습니다.

새로 개통하는 경우라면 개인사업자는 사업자등록증과 대표자 신분증, 법인은 법인 서류가 필요합니다. 원하는 뒷자리를 조회·예약한 뒤 보통 1~3영업일 안에 개통됩니다. 뒷자리는 선착순 임대라 이미 쓰는 번호는 받을 수 없고, 외우기 쉬운 번호일수록 상위 등급이라 월 기본료가 올라갑니다.

앞자리는 통신사별로 정해져 있습니다. KT는 1588·1577·1522·1899, SK브로드밴드는 1599·1600·1566·1670, LG유플러스는 1544·1644·1661, 한국케이블텔레콤은 1533·1555·1811·1877, 세종네트웍스는 1666·1668·1688, LG헬로비전은 1855입니다. 남아 있는 뒷자리는 번호 조회에서 직접 확인하실 수 있습니다.

전국콜비즈는 ㈜지오테스솔루션이 운영하며 대표이사는 신명남입니다. 한국케이블텔레콤(KCT) 통신서비스 판매 우수 협력사로, 상담 전화는 1555-5528이고 상담료는 없습니다. 카카오톡 상담도 가능합니다.

자주 묻는 질문